Questa è l’ultima parola chiave, forse la più importante per il successo di Bicocca.

Chi conosce meglio il significato e l’importanza di questa parola sono sicuramente i Tedeschi.

Quando ho lavorato in Germania ho imparato come un cambiamento debba essere programmato con molto anticipo per poterlo spiegare a tutta la popolazione coinvolta, ricevere commenti e suggerimenti, eventualmente modificarlo, ottimizzarlo.

Da noi prevale invece il sistema opposto: le decisioni vengono prese quasi di nascosto e poi imposte dall’alto, cercando di sfruttare più l’effetto sorpresa che la condivisione e l’accettazione del cambiamento proposto.

Un altro processo che porta all’esclusione piuttosto che all’inclusione delle persone è quello di rappresentare la situazione presente in quel momento come l’unica possibile a causa di leggi non valicabili, di limiti strutturali o di altro, e quindi la migliore.

Questo atteggiamento spesso copre la non volontà di affrontare i problemi o, peggio, interessi nascosti.

E’ assolutamente necessario invertire questa tendenza.

Penso che le regole debbano essere fatte a vantaggio delle persone e non viceversa.

Se una regola danneggia il buon funzionamento dell’Ateneo, questa deve essere esaminata a fondo, valutata e poi modificata.

Ciò puo’ significare il portare una problematica anche al di fuori dell’Ateneo, per modificare, ad esempio una legge.

Dividerò ciò che penso sull’importanza di essere inclusivi nell’ambito dei processi decisionali e dell’organizzazione del lavoro.

Processi decisionali: Il cuore del nostro sistema è il Dipartimento ed il relativo consiglio.

In questi anni ho purtroppo notato un progressivo processo opposto all’inclusività, che potrebbe essere chiamato di “esclusività “.

In base ad esso le decisioni, quelle vere, sono state concentrate a monte del CdD, nella Giunta (o in altri comitati ristretti di nomina direttoriale), che invece che un supporto al Direttore, e’ divenuta un mini CdD, formato in massima parte da persone allineate con le posizioni del Direttore, che di fatto decide molti argomenti.

Il CdD diviene così un luogo di mera ufficializzazione e validazione formale di decisioni già prese in giunta, e forse anche prima.

Si arriva a negare la discussione e relativa votazione in CdD a proposte presentate e giudicate dal Direttore e dai membri della Giunta “non adatte”.

Questo processo non può che ingenerare un sentimento, appunto, di esclusione, invece che di inclusione ed appartenenza.

Dobbiamo ridare centralità al Dipartimento e al suo CdD in modo da non creare esclusi ma da includere tutti i membri del Dipartimento e da massimizzarne l’attività: la ricerca parte dal singolo ricercatore, dalle sue qualità e motivazione, non da accordi di potere o di politica.

Organizzazione del lavoro: La mia percezione dell’umore e degli umori dei diversi membri dell’Ateneo, siano essi docenti o personale tecnico amministrativo (T/A), sia a Medicina che nel campus principale dell’Ateneo è assai negativa.

Molti docenti ritengono di avere carichi didattici eccessivi e soprattutto di dover impiegare quantità importanti di tempo in mansioni non di loro competenza perchè eseguibili anche senza le competenze di un docente.

Anche molti colleghi T/A sono parimenti delusi, demotivati e insoddisfatti dei loro carichi di lavoro che ritengono eccessivi e male organizzati.

Questo quadro non certo edificante nasce a mio giudizio da molti fattori ma soprattutto da tre.

Password docente: Le password sono state inventate per proteggere l’individuo e la sua privacy.

Nel nostro caso la password docente è stata invece utilizzata contro la persona, legandola a funzioni accessorie come la definizione dei calendari delle lezioni e financo alla prenotazione delle aule.

Dobbiamo differenziare tra funzioni sensibili come la verbalizzazione dei voti e altre funzioni che non necessitano di un docente.

Anche qui l’atteggiamento di chi rappresenta l’istituzione è spesso quello della difesa a oltranza dell’esistente: “lo richiede la legge”, “non c’è altro modo”…..

Lo ripeto qui: le regole devono essere fatte per le persone, non contro di esse, e se questo succede è obbligatorio affrontare il problema.

Questo approccio andrà applicato anche a qualsiasi nuova applicazione software: serve davvero? Se si, bisogna testarla estensivamente prima di implementarla e soprattutto spiegarla e comunicarla preventivamente agli utilizzatori (vedi anche paragrafo “Comunicazione”).

Allocazione del personale Tecnico Amministrativo: Molti dei colleghi T/A con cui ho parlato non sono meno stressati dei docenti: oltre al carico di lavoro lamentano una organizzazione del lavoro demotivante per loro.

In realtà guardando i numeri dell’Ateneo la situazione non sembrerebbe così negativa; il rapporto Docenti/personale T/A è di poco inferiore a 0.8; penso però che nessun docente abbia la percezione che per 10 docenti siano disponibili poco meno di 8 colleghi T/A.

Una prima domanda riguarda la collocazione del personale T/A; quante di queste circa 700 persone sono localizzate nei Dipartimenti e quante a livello centrale? La risposta che ho avuto, invero con una certa difficoltà dagli uffici è di circa 1 a 3 a favore degli uffici centrali.

Forse è il caso di rivederla, di ottimizzare l’organizzazione del personale esistente come prima misura, e di aumentarne il numero, una volta valutati i bisogni.

Vi sono a mio giudizio due problemi.

Un primo problema è lo “sfilacciamento” delle relazioni di lavoro: vedo spesso a Monza persone che lavorano qui ma il cui responsabile è sito a 10 Km, nel campus centrale.

Penso che invece la relazione di lavoro debba essere più vicina fisicamente, anche per dare la sensazione di un vero lavoro di squadra, di gruppo di lavoro.

Il secondo è la divisività dei compiti: porto come esempio le Scuole di Specializzazione (SdS), che fanno campo completamente o quasi a Medicina e quindi a Monza.

Però in Ateneo non esiste un ufficio SdS, bensì due. Infatti se ho problemi di tipo “didattico” devo rivolgermi ad un determinato ufficio, con un determinato capo ufficio, e con sede a Monza.

Se invece il problema riguarda la “certificazione” della SdS, allora devo interagire con l’ufficio “welfare/SSN”, con sede nel campus centrale, e un altro capo ufficio.

Inutili dire che la comunicazione tra i due uffici è molto limitata.

Quindi i docenti non sono soddisfatti di doversi relazionare con due diversi uffici; a loro volta il personale T/A è parimenti insoddisfatto per non poter avere in controllo sul processo ma solo su metà di esso; questo sicuramente non contribuisce al benessere organizzativo del personale T/A.

Comunicazione: “Tutto è comunicazione”: questa frase data da Plutarco, 2000 anni fa.

Non mi sembra che questo concetto abiti al presente nel nostro Ateneo.

Mai successo di trovare una voluminosa stampante atterrata nottetempo in una sala riunioni di cui nessuno sa nulla? O che l’illuminazione della stessa sala venga cambiata sempre senza che alcun utilizzatore sia stato contattato, in modo che ora un fascio di luce spari direttamente sul telo su cui state invano tendando di proiettare delle slides?

Oppure avete appena mandato la quinta mail all’Ufficio Missioni per un rimborso di 8 mesi fa e nessuno risponde?

O infine che il sito docente su cui siete usi verbalizzare i voti sia improvvisamente cambiato e non funzioni più?

Sono solo quattro banalissimi (in realtà il terzo e il quarto non proprio banali) esempi di problemi causati da mancanza di comunicazione.

Anche qui ripeto il concetto: qualsiasi cambiamento deve essere discusso in anticipo con gli utilizzatori, non imposto dall’alto o semplicemente deciso dall’operaio che esegue il lavoro senza adeguata supervisione. Recentemente ho scoperto che la nostra (un tempo) segretaria di Dipartimento non dipendeva più dal Direttore di Dipartimento, ma dal Direttore Generale, che tra l’altro sta a 10 km di distanza.

Quando ho fatto presente la mia sorpresa, la mancanza di comunicazione mi è stata immediatamente ritorta contro “colpa tua che non ti sei informato”; peccato che le 5 persone con cui ho parlato di questa cosa successivamente, “non si erano informate” neanche loro!

Anche qui purtroppo devo ripetermi: se apporto un cambiamento, specie se importante, la responsabilita’ di comunicarlo è mia, non dei destinatari del cambiamento. Non basta “mandare una mail”.

Se saro’ eletto “la comunicazione regnerà sovrana”.

Al di la della battuta, mi impegnerò per un aumento a tutti i livelli della coscienza di questa necessità, combinata con la richiesta di segnalare situazioni problematiche causate appunto da problemi di comunicazione.

Questa sarà la mia priorità.

Mi impegno fin da ora a una comunicazione e ascolto anche diretti con tutti voi; pertanto dedicherò le prime ore di una mattina ogni settimana, dalle 7:30 alle 9:30, a ricevere nel mio ufficio ognuno di voi che voglia espormi un particolare problema.

La natura, si dice, ha dato a ciascuno di noi due orecchie ma una lingua sola, perchè siamo tenuti ad ascoltare più che a parlare  (Plutarco)